群組待辦事項-Google應用服務的協作平台加清單

很偶而的情況下,老大如果是親自交辦我做的事情,就會親自追蹤。
這件事讓我想到,一定要定期追蹤自己的工作、駐點工程師的工作、廠商的工作。
才能讓每次件事都順利的進行,有時候你會發現不論是自己、駐點工程師或廠商
只要事情一多,總是會忘東忘西的。
不去追蹤很難定期把工作完成。
人的注意力總是有限,同一時間能記住的事情可能是五件十件。
但是工作上的事情往往是二三十件同時需要注意。
這也不打緊,
有些事情是三個月六個月後才要做的,只是老大可能先行交辦下來。
要我們把這種小事記三到六個月真的是太難了,通常我三到六天的時間就會忘記,
更何況還有星期六日的假期,
有些工作是我交辦下去,有些工作是我自己要做,有些工作又是其他同仁交辦作業。
過去一直試過許許多多的方法來記住這些事情。
不論是用電腦、googletask、紙本、白板,都很難做到十全十美,
最近又放棄白板,只讓白板做一些工作重點的提示,
我一直希望有一種群組待辦事項,就是整組都可以看到我的工作、駐點工程師的工作。
然後固定每個星期追蹤一次工作,讓所有事情能保持在進度內與進行中。
避免太多事情因為遺忘而沒有去做,這些事情最大的可能性在於小事,很多很多的小事都會因為沒有去注意,一段時間就忘記。
還有一種事情也可能知道不會去做,那就是不重要而且不緊急的事情。
這幾天專注在google task上,希望能夠透過google優越的群組功能,
完成我群組待辦事項的需求得以滿足。
後來我發現,這樣的可能性很低。
google task在說明上,明明是說可以讓你的工作伙伴分享工作。
結果不論我如何試,都沒有辦法分享工作,連分享的選項都沒有。
我猜想這是一種翻譯上的問題。
後來我思考了一些方法,最終還是採用google所提供的協作平台。
這個平台我己經使用的非常熟練。
建立一個我們組上都可以看到的協作平台,
然後只有一個網頁,是由平台內建的網頁範本-清單模式。
把所有的待辦事項,用清單模式建立起一筆筆的資料。
事實上我們工作不可能一下子就全部做完,一定是一件事一件事的來做。
如果我一天處理事情可以有六到八件(假設一小時處理一件)
但是一天新增的工作是八到九件,那事情最後會多到做不完,
每件要做的事情,我都先寫在清單裏面,
交辦給駐點工程師a的事情,就寫負責人為a,依此類推。
這樣不論大小事,經過多久,或是多久要做的事情,都會記在清單上。
我想這會是一個好方法。

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