全校無形資產的系統軟體業務工作

全校無形資產的系統軟體業務工作
在年初業務的分配上,交接到我的身上,這算是資訊中心,極少數極少數完全沒有碰過的業務之一。
主任簡單的說明之前承辦人的作業方式,有點擔心全校軟體的資料不全,造成應有之無形資產無法有效管理。
多方打聽並詢問相關單位後,確認資料無誤,所有金額的軟體都有完整的列帳。
由於「系統軟體」之管理最重要的事情是像有形資產一樣,每一筆軟體列帳、每一年向全校軟體保管人和使用人做一次盤點。
過去一直都是使用自製系統,每年印出報表,在盤點後,請軟體使用人簽名繳回紙本單據。

簡單瞭解流程,我決定要發揮資訊處理的專長,全部自動化成無紙盤點。
畢竟,紙本流動的速度遠遠低於電子訊號的流動。
而且採用紙本作業方式,單位主官管要蓋章、公文收發同事要跑文、公文也可能被丟在桌上很久沒有盤點
以上的動作,消耗太多的生命時間之外,
還有無法「一表全瞭」,就是一個表格,全校盤點情況全部瞭然。
相當重視自己時間的我,想必同事也很重視自己的時間,
大家的壽命都差不多七八十年,沒有必要花太多時間在紙本作業的軟體盤點業務上。
當然,若壽命延長三五倍,可以活到三四百歲的話,也應該要好好珍惜時間才對。
基於以上的真道理。
絕對不可能再使用紙本作業。

有了這樣想法,開始在心裏設計一套可以系統化的軟體盤點系統。
大約花了漫長的三十二分鐘,就想出用google試算表設計,主要優點如下:
一、授權管控:只有核準的軟體保管人、使用人有辦法使用系統表格。
二、全修訂紀錄:任何經授權的同仁,在系統表格上做的所有動作,全部都會自動紀錄,不論是十年二十年內的所有動作。
三、一表全瞭:全校軟體清單在同一表格上,軟體採購同仁可以一次看清全校的所有軟體,減少重覆採購相同軟體。
四、資料表保護:己授權的使用者,無法存取未經授權的儲存格,有效保護他人的資料不被任何修改。
五、隱常不需要的欄位:軟體使用者看到的是他們所需要看到的資料,簡單化整個作業。
六、資料庫格式:由於google試算表的格式等同於資料庫格式,方便各種系統存取。

昨天星期三下午花了一個小時半設計、測試,把盤點年度的欄位,
從今年的2017年拉到3017年,也就是一千年內,這套系統都可以使用。
相信未來的同事,會感恩我們設計的這套盤點系統。
請同事測試盤點功能後,系統九成沒有問題,
接下來就是請各單位軟體保管人使用人測試盤點功能,
若沒有問題的話,即可以正式上線,再不斷的修改流程和系統功能,持續符合不斷變化的系統需求。

後記:若您是學生的話,無論如何,一定要聽我的勸,我很善良,不會騙你。花時間去研究google文件、google硬碟。沒理由學校給你終身無限大空間,不好好利用。外面的google使用者,每年要付幾千元的空間租金,好好善用google服務,就可以像我一樣,簡簡單單透過google開發系統、解決問題。


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  1. 工作上的文章比較專業,一般人較難接受,喜歡的話可以點選以下連結:

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