GOOGLE四合一作業-日曆+待辦事項+工作紀錄+業務手冊

上次聊到記不住三個月內的工作項目,不知道怎麼打平時考核。
讓我思考了一些問題,列舉如下:

問題一:過去的工作沒有用有系統方式紀錄,導致無法考核、無法呈現曾經做過的工作。(工作紀錄解決)

問題二:待辦事項太多,大多數無法在三五天內解決,又沒有系統性待辦事項的紀錄,導致有些老闆交辦的事項會遺忘。(待辦事項解決)

問題三:工作週期為一年的工作事項,很容易忘記,因為不急,導致本來慢慢來就可以做完的事情,因為忘記的關係,遲遲沒有去做下一個動作。(待辦事項+工作紀錄解決)

問題四:老闆或是同事的交辦工作,由於交辦下來後,通常是無法預期多久會完成,有些以為很快可以做完的事情,在遇到無數非預期的困難後,通常三四個星期都無法把工作結束。(待辦事項解決)

問題五:單一工作而言,回顧過去三四個星期的工作內容會有困難,無法確切知道那一天的幾點幾分做了什麼事情,依回想而言,只能知道是大概做了那些事。(工作紀錄解決)

問題六:周期性太低的工作容易忘記:一年一次的工作容易忘記去做,就算這工作只要做十分鐘(一年一次),也因為不記得的關係,導致忘記去做。(google日曆解決)

問題七:線上團隊工作專案管理的軟體app太多,老闆可能會換軟體app、老闆本身也會換人、不同老闆可能會用不一樣的軟體app,因此必需要發展出一套可以自己使用,不論老闆換了十人、二十人、三十人(類推),或是軟體app換了十套、二十套、三十套(類推),自己這一套可以使用也可以不停的配合不同的人、不同的軟體、不同的同事、不同的廠商。(備註:以上說明是系統化思維的方法之一)(透過日曆+待辦事項+工作紀錄解決)

問題八:紀錄證明,有紀錄才代表有做事,這是基本常識,沒有紀錄說有做,也不代表真的有做。例如:老闆如果要我向某一個廠商要報價單,而我每四個工作天,要了四次還要不到(20天以上)。老闆問我怎麼都沒有拿到報價單。而這四次向廠商要報價單的日期時間,如果紀錄,我只向老闆說,我有向廠商要了好幾次,證據太過伯弱。(工作紀錄解決)

問題九:三方定期追蹤紀錄:老闆在忙、廠商在忙、我也在忙、老闆會忘、廠商會忘、我也會忘。經歷過無數的工作經驗,我發現有時候,我自己不會記住所有的工作項目,在做事情的時候,會遺忘某些工作、相對的,廠商也要服務很多很多客戶、老闆也要做很多很多份內的工作。如果沒有定期追蹤工作的話,通常一忘就忘很久,這還代表有時間做、有能力做、但只是三方忘記而沒有去做。(定期追蹤待辦事項解決)

問題十:工作過程中的基本資料存取不易。例如:系統維護更新的工作一,每一天做一點、到第十天的時候,想要找到第四天、第六天工作過程中產生的資料、帳號等資料,不是很容易。(工作紀錄解決)

-------以上是遇到的問題,以下是可能的解決方法---------
工作目標:提供良好的工作系統與模式,讓複雜的工作內容極簡化,在工資、工作時間不變的情況下,工作內容標準化、系統化、並不斷的改良系統與標準,達到零工作壓力、全自動化工作模式。(這是神人的思考喔,小朋友不要學)

目前採用的解決方案如下:
1、google日曆:紀錄周期性的工作,結束日期永遠不停止,達到今年提醒未來永遠的自己。
例如一:每年六月做資訊安全的演練十個項目,每個項目三十分鐘,在google日曆上紀錄下來,這樣每一年都能定期提醒。
---解決問題六:周期性太低的工作透過日曆提醒

2、google文件+google硬碟:建立「待辦事項+工作紀錄」,任一件事情要做之前,一定是己經紀錄在「待辦事項+工作紀錄」中,如果沒有紀錄,就先取一個工作名字為「待辦事項+工作紀錄」再來做事,並且一個工作項目內,每一個事件都紀錄年月日時間+工作內容。

方法一:google文件的檔名即為待辦事項名稱,標準格式如下:
格式:業務分類-交辦日期-工作內容
系統業務-20141020-將vm的備份空間依性質整理
網路業務-20141015-更新核心網路設備之拓樸圖
行政業務-20141005-整理十月份的會議紀錄


方法二:完成的待辦事項,在檔名後方加上完成日期,再將google文件移動到ok資料夾,代表工作完成。
---解決問題三:一年完成的工作會一直在待辦事項上,不會忘記。
---解決問題二:三十個待辦事項、六十個待辦事項,不會因為一個星期、一個月、半年的過去而忘記部份工作項目,因為沒有做完就一直在待辦事項上。

方法三:平時考核、中心會議的工作項目,直接依日期找出google文件上的檔案名稱,就是該三個月的工作項目與內容。
解決問題一:三個月考核內容的工作項目想不出來的問題

3、google文件的工作紀錄:透過google word紀錄每一次工作事件。
方法一:日期時間紀錄方式
例如:
檔名:網路業務-20141015-更新核心網路設備之拓樸圖
內容如下:
20141016-1500:更新路由器之網路拓樸與設定資料
20141017-1300:更新宿舍網路交換器之網路拓樸與設定資料
20141018-0900:更新防火牆之網路拓樸與設定資料
20141019-1300:更新dns設備之網路拓樸與設定資料
20141023-1000:更新負載平衡器之網路拓樸與設定資料
這樣的紀錄方式,任一天的任一個時間點,做了什事情。任異時間點都可以追蹤到。
---解決問題十:單一工作的每一事件都可以追蹤。

方法二:定期追蹤工作紀錄表的內容-對三方提供訊息與追蹤紀錄壓力。
假設每星期一就登入google文件看更新日期,每個工作紀錄表都打開來看工作到那一個程度。
如果是要催廠商某件事情,就寫下「日期+時間+星期一定期工作追蹤紀錄」+「詢問對方工作進度或內容」
當廠商看到標準格式有日期時間等等紀錄,就知道所有的工作動態都有紀錄,這樣對方會產生心理上的壓力,便會盡快滿足我們的工作需求。
因為要追蹤這一份工作項目,在一二個月的工作內容時,每一件事情都有日期與時間,整個工作紀錄打開來看的話,誰慢誰快一目瞭然,產生的壓力迫使大家快點完成中心所交辦的工作。
---解決問題九:不斷的追蹤+紀錄,促使工作不斷向前。

4、先有待辦事項,才去工作:由於無法預期工作結束的日期是那一天,所以一被交辦新工作,就要買上紀錄。假設是三小時的工作,紀錄下來,三個月後的考核,每個月的工作報告,都可以提出來說明。但是沒有紀錄,三天後就會徹底忘記。
例如:張貼財產標千到十個設備上。
行政業務-20141020-張貼財產標千到網路交換器上-20141020
這工作看似一到二個小時可以完成,但是也可能三天五天無法做完,先寫在待辦事項上,而不是先去貼標千,這樣如果二小時沒有完成,一個星期內都可以在待辦事項上看到這則工作,依序去完成即可。

(有點晚點,先寫這樣好了。20141020-2327)



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