Google表單與工作日誌

自從工作以來,爸爸就常常告訴我他有寫工作日誌的習慣。
近年來的主任們,也偶有提起。
現任的主任在新上任不久後,也開始要求要有工作日誌。
而業務上,我必需提供單位的大事紀,因此我把大事記和工作日誌結合在一起。
結果變成大小事都記在同一個表格內。
最近一個月,另一組的組長在主任的要求下,設計了一個中心專用的工作日誌,方便大家填寫匯整。
一開始的設計是每天快下班前,花一點時間紀錄自己今天做了什麼,然後每個星期五上傳資料到共用文件區(sharepoint)給主任組長看。
我一聽到這個提議,就知道不切實際,首先是每天下班前寫工作日誌,中心工作是越到下班越忙(我這一組),或許另一組是越到下班越輕鬆。怎麼可能有時間寫工作日誌,趕著回家都來不及了。
第二點是每星期五上傳工作日誌,這點更是不可能,當然是對我而言不可能,我不能做去按很多滑鼠按鈕,讓我的EXCEL檔案上傳到共用文件區給主任組長看,這點於只工作幾年的同事而言是可能的,因為他們只要做幾年這種事情就可以了。
但是對於要工作一千年,也就是永遠工作下去的規劃之下,每個星期上傳檔案,會做死人。
後來想一想,寫工作日誌還要紀錄時間,不如我設計成Google的表單,這樣每次輸入完一筆,就會自動紀錄日期時間,然後將"可檢視不可編輯"的表單連結放在共用文件的工作日誌資料夾中,我的工作日誌檔案裏面,就放這個連結,任何人想去看我的工作日誌。
只要開啟這個連結,得到的結果就是一秒鐘前我所寫出來的所有工作日誌內容。
這樣就省去我每個星期都要上傳資料的蠢事。
重點是,這件事情我竟然越來越著迷。
著迷於寫工作日誌,現在是每做完一件事情,就立刻寫工作日誌,例如打電話聯絡某廠商,馬上寫工作日誌、做了某一件事情,馬上寫、改了一下網路架構,馬上寫。
不論什麼事情,都立刻紀錄下來。
我打字的速度真的是太快了,寫工作日誌對我而言很容易。
這樣對自己的好處是,做事都有紀錄,以後要查比較方便。
對主任組長而言,他們可以看到我在做什麼,不然對他們而言,我做什麼事情都是抽象的。
以下是我的工作日誌的 google表單,很簡單,但是很實用。



工作日誌

這是組長設計的工作日誌,將其表單化後,方便作業,每次完成一件事情之後,只要上來填填表單就可以了。
*必要

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留言

  1. 我覺得你這個表格這樣做好棒唷!! 我現在也想要這樣試試看,你可以把你的表格做成範本分享出去唷!! 像協作平台國外就很多人做成範本分享給大家使用,台灣很可惜相對少一點。但是可以由我們一起開始阿~~
    我也很認同你說了 ,我其實也意識到這件事,人的記憶力的很有限,時間依過去,很多事情是必須要被提醒才記得起來那些曾經有的喜怒哀樂,歡喜悲傷!!
    小咪

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