財產管理必殺技

財產管理一直是工作上需要花最多時間的一環。
自從三月同事離開後,他的財產全歸我管理。
總數增到1738筆財產。
每年都要清點一次,這點讓我很困擾,因為光是點完就要花上一個月以上的時間,
這個月還要工作,還要和保管組約時間。
還有很多事情要處理。
除非彼此信任對方,我說數量多,對方也認同,然後就算清點完。
不過因為這次我的財產爆增,不打算用信任制。
而是真的要一個一個的清點。
我每天都在苦思要如何做,才會一勞永逸的解決財產清點的問題。
這對於想要一直在學校工作的我而言,可是一件很重要的事情。
沒有人希望每年都花一個月的時間,在清點財產。
所以我想到一個很棒的方法,一開始會花掉很多時間,但是往後每年都會很輕松。
第一:所有財產物品集中保管:沒有用的就集中放在一起。
第二:所有空間分類編號命名管理:所有辦公室、機房、電腦教室每一個區域,都有編號或名字。
第三:所有財產物品依類型分類管理:所有的財物都依財物特性分大類小類。
第四:財產編號位置表:每一個財產編號在那一個位置列在線上表單上。
第五:所有財物移動都更換表格上的位置資料。

請駐點人員或工讀生,將所有的財產編號位置清點出來。
然後寫在線上的表格上,這樣很快的,就可以清點出所有財物的位置。
接下來,每年都請工讀生和駐點人員,依表格上的超級詳細資料去清點財物是否在位置上。
如果有:就請保管組來清點。
如果沒有:就再去找被放到那裏去而沒有紀錄。
重點是:
以後都可以請駐點人員幫忙盤點所有財產,我不僅有最仔細的位置表,也有人手可以做。
真的是一勞永逸的方式。
不然以前都是盤點總數量,算都算到累死。

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